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Reisekostenabrechnung – Rechtliche Grundlagen und Motivation

Reisekostenabrechnung – Rechtliche Grundlagen und Motivation

1. Oktober 2013

Das Pendeln oder Dienstreisen gehören bei vielen Arbeitnehmern heute zur Ausübung ihrer Tätigkeit dazu. Doch, was geschieht mit den Aufwendungen, die hierbei anfallen? Wie kann der Arbeitnehmer selbst oder das Unternehmen die Kosten für eine Dienstreise abrechnen? Dies ist, gerade nach deutscher Rechtssprechung nicht immer so einfach.

Rechtliche Grundlagen für die Abrechnung von Dienstreisen

Man kann bei der Verrechnung von dienstbedingten Reisen keine pauschalen Aussagen treffen, denn jedes Unternehmen trifft mit dem Arbeitnehmer stets individuelle Absprachen, was bei Dienstreisen abgerechnet werden darf und was nicht. Zudem gibt es in den meisten Betrieben klare Vorschriften, wie eine Abrechnung solcher Kosten auszusehen und zu erfolgen hat. Die wohl unstrittigsten Kosten zur Erstattung sind die Ausgaben für Übernachtungen. Diese kann der Arbeitnehmer zumeist immer geltend machen. Hier gilt es zu unterscheiden, ob der Arbeitnehmer eine Pauschale pro Übernachtung erhält oder ob die realen Kosten erstattet werden. Für die Pauschale gilt gegenwärtig ei Satz von 20 Euro für jeden Tag der Dienstreise. Dieser kann sich jedoch jedes Jahr auf ein Neues verändern, denn er wird durch den Gesetzgeber immer wieder neu festgelegt. Die Zahlung dieses Betrages erfolgt für die Arbeitnehmer steuerfrei. Ist man im Ausland auf einer Dienstreise, so gelten hier gesonderte Regelungen. Eine Tabelle, Aktuelle Übernachtungspauschalen und andere Informationen finden Sie im Internet oder erhalten Sie zudem in der Personalabteilung des Unternehmens. Die Pauschalen für die einzelnen Länder schwanken dabei sehr stark. Reist man beispielsweise in afrikanische Länder, so kann die Pauschale pro Tag bis zu 165 Euro betragen. 188 Euro würde man als Arbeitnehmer erhalten, wenn man dienstlich in Singapur verweilen muss. Möchte man geschäftlich und nicht aus reinem privatem Vergnügen etwa nach Ägypten reisen, kann man hingegen „nur“ mit einem Pauschalbetrag von 50 Euro rechnen.

Ein Arbeitnehmer kann, in Absprache mit dem Arbeitgeber, bei jeder erneuten Dienstreise eine Entscheidung darüber treffen, wie die Kosten abgerechnet werden sollen. Ob pauschal oder anhand der tatsächlichen Kosten, obliegt ihm.

 

Motivation der Mitarbeiter durch Zahlungen

Immer mehr Unternehmen nutzen die Reisekosten zur Motivation ihrer Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer erhält durch eine pauschale Zahlung beispielsweise die Möglichkeit steuerliche Vorteile zu erhalten, denn findet er eine günstige Unterkunft, so kann er den Differenzbetrag zwischen Pauschale und realen Ausgaben als Gewinn verbuchen. Für Unternehmen stellen die Ausgaben für Dienstreisen lediglich Betriebskosten dar, welche sie zudem steuerlich geltend machen können. Einen weiteren Anreiz für Mitarbeiter auf Dienstreisen stellen die Aufwendungen für die Verpflegung dar. Auch hier können Arbeitnehmer sich Pauschalen je Tag der Dienstreise auszahlen lassen. Hier gilt es jedoch, den Verpflegungsmehraufwand unbedingt in der Lohnsteuer mit anzugeben, denn andernfalls ist dies gesetzeswidrig.