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Datenschutzkonforme Aktenvernichtung: Welche Vorgaben gibt es?

Datenschutzkonforme Aktenvernichtung: Welche Vorgaben gibt es?

Datenschutzkonforme Aktenvernichtung: Welche Vorgaben gibt es? 8

Der Datenschutz spielt in Deutschland eine besonders wichtige Rolle, auch in Hinsicht auf die Vernichtung von relevanten Akten. Besonders bei personenbezogenen Daten wird sehr genau darauf geachtet, dass bei der Aktenvernichtung der Schutz der Daten eingehalten wird. Für eine sogenannte datenschutzkonforme Aktenvernichtung Frankfurt, Köln oder Berlin gilt seit Oktober 2012 die DIN 66399, und zwar in sieben unterschiedlichen Sicherheitsstufen.

Was sind personenbezogene Daten?

Auch im digitalen Zeitalter spielt Papier nach wie vor eine wichtige Rolle. Die Erzeugnisse, die aus dem Drucker kommen, enthalten eine unendlich große Zahl an personenbezogenen Daten und es gilt, diese Daten vor den Blicken von Unbefugten zu schützen. Zu den Akten, die personenbezogene Daten enthalten, gehören unter anderem die Patientenakten in Krankenhäusern und Arztpraxen sowie die Unterlagen von Gerichten, Staatsanwälten und Anwälten. Rechnungen, firmeninterne Korrespondenzen und selbst Beurteilungen und Zeugnisse, die Schüler oder Studenten betreffen, sollten ebenfalls nicht für jedermann zugänglich sein. Für die Aufbewahrung dieser personenbezogenen Akten muss in jedem Fall ein sicherer Ort gefunden werden. Werden diese Dokumente nicht mehr gebraucht, dann ist es sehr wichtig, sie so zu vernichten, dass niemand mehr damit etwas anfangen kann.

Das sind die Sicherheitsstufen

Mit der Einführung der aktuellen DIN sind zu den bisherigen fünf Sicherheitsstufen noch einmal zwei hinzugekommen. Diese beiden neuen Sicherheitsstufen beschreiben, in welcher besonderen Form die Vernichtung der Akten erfolgen muss, damit das Ganze dem Datenschutz gerecht wird. Möglich wird das entweder in Partikeln oder in Streifen, die alle eine unterschiedliche Breite und Größe haben können. Welche der insgesamt sieben Sicherheitsstufen bei den Datenschutzbestimmungen der Aktenvernichtung im Einzelnen einzuhalten sind, ergibt sich stets aus den drei Schutzklassen, denen sie jeweils zugeordnet werden.

Die drei Schutzklassen

Als normal wird der Schutzbedarf der Daten in der Schutzklasse 1 bezeichnet, hierbei wäre eine unzulässige Veröffentlichung in einem nur eher geringen Maße zu befürchten. Bei der Schutzklasse 2 handelt es sich bereits um einen sogenannten erhöhten Schutzbedarf. Davon sind jedoch nur wenige vertrauliche Informationen betroffen, wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen. In der höchsten Schutzklasse 3 ist der Bedarf an Schutz hingegen besonders hoch. Hier geht es darum, sehr sensible Informationen zu schützen, deren Veröffentlichung beispielsweise die Existenz eines Unternehmens vernichten könnte. Zu dieser Schutzklasse gehören ebenfalls Informationen über Patienten und Mandanten, genauso wie Verschlusssachen. Falls bei dieser Aktenvernichtung in der höchsten Schutzklasse gegen die Auflagen verstoßen wird und als Folge Berufsgeheimnisse ans Licht der Öffentlichkeit gelangen, kann das unter Umständen auch strafrechtlich von Bedeutung sein.