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Akten-Archivierung oder: Wenn der Papierberg den Schreibtisch beherrscht

Akten-Archivierung oder: Wenn der Papierberg den Schreibtisch beherrscht

13. August 2013

Als vor einigen Jahren eine papierlose Welt vorhergesagt wurde, ging man davon aus, dass der Trend der Technik so weiterging, wie er anfing. Heute sieht man, dass wir mehr Papier benutzen, als je zuvor. Ein möglicher Grund hierfür ist die immer besser werdende Vervielfältigungstechnik. Drucker und Kopierer erlauben das unbegrenzte vervielfältigen von Dokumente in kürzester Zeit. Verträge können für alle Vertragspartner ausgedruckt werden. Handouts liegen für alle Zuhörer bereit, und auch für eventuelle weitere Gäste. Es werden Dokumente gedruckt, die nicht einmal benötigt werden und das nur, weil man es kann.

Das Resultat ist, dass der Papierberg auf dem Schreibtisch immer größer wird. Das sieht nicht nur unordentlich aus, es erschwert auch das Wiederfinden bestimmter Dokumente. Es kostet Zeit, und wie jeder weiß: Zeit ist Geld.

Um diesen Papierberg übersichtlich zu verwalten ist es zu empfehlen, sich ein Archivierungssystem auszudenken. Heften Sie Ihre Akten immer sofort ab, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Dazu ist es sehr hilfreich, wenn die Ordner, in die die Akten kommen, beschriftet sind und einem System folgen. Je nach Zweck kann das nach Datum, Kunden oder Dokumentart sein. Es ist lediglich wichtig, dass Sie Ihr eigenes System kennen und es auch immer befolgen, denn ansonsten finden Sie unter Umständen Ihr Dokument nicht wieder.
Bei besonders großen Firmen kann die Verwaltung und Archivierung von allen Dokumenten viel Zeit und Platz in Anspruch nehmen. Für diesen Zweck gibt es Firmen, die diese Arbeit gern für Sie übernehmen. In einbruchs- und feuersicheren Gebäuden werden Ihre Akten gelagert. Dort ist es jederzeit nachvollziehbar, wer Zugriff auf Ihre Dokumente hatte. Somit kann Missbrauch und Spionage weitestgehend ausgeschlossen werden und auch Einbruch ist kaum möglich. Im Fall eines Brandes wird in Aktenarchivierungsräumen nicht mit Wasser gelöscht, denn das würde die Schriftstücke, die häufig in Papierform aber teilweise auch in digitaler Form als Datenträger gelagert werden, zerstören. Es wird daher auf ein Trockenlöschmittel zurückgegriffen, das die Akten nicht angreift.

Das Problem bei dieser Art der Archivierung ist, dass Sie die Akten nicht in Ihrer Nähe haben und somit nicht jederzeit darauf zugreifen können. Aber auch dafür gibt eine Lösung: Als Service werden die Akten auch zu Ihnen geliefert oder auf Wunsch digitalisiert, sodass Sie eine Kopie der Dokumente in digitaler Variante auf Ihrem PC haben.

Archivierung – die Lösung für jedes Unternehmen, um den Papierberg auf dem Schreibtisch zu bekämpfen.