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Wie geht man mit unbezahlten Rechnungen um?

Wie geht man mit unbezahlten Rechnungen um?

offene Rechnungen

Es ist keine angenehme Situation, aber es passiert sehr schnell. Auf Ihre Rechnung wird nicht reagiert. Sie warten auf Ihr Geld und schauen regelmäßig auf Ihr Konto, ob der Zahlungseingang schon zu vermerken ist. Doch es passiert nichts.

Kunde auf offene Rechnungen hinweisen

Bis zu einer gewissen Zahlungsfrist kann sich Ihr Kunde mit der Zahlung Zeit lassen. Nach 4 Wochen sollten Sie jedoch mit einer Zahlungserinnerung auf die offene Rechnung hinweisen. Bei der ersten Mahnung spricht man in der Regel von einer Zahlungserinnerung. Das sollte auch so formuliert sein, um höflich, aber gleichzeitig bestimmt auf den fehlenden Zahlungseingang hinzuweisen.

Es kann schnell mal passieren, dass eine Rechnung übersehen wird oder Ihr Kunde aus verschiedenen Gründen die Zahlung vergisst. Deshalb können Sie ihn mit einer Zahlungserinnerung darauf aufmerksam machen.

In dem Schreiben beziehen Sie sich auf Ihre Rechnung mit der Rechnungsnummer und legen am besten eine Kopie Ihrer Rechnung dabei. So findet Ihr Kunde das Verfahren schnell wieder und kann die Rechnung sofort nach Eingang der Zahlungserinnerung bezahlen.

Keine Reaktion auf Zahlungserinnerung

keine Reaktion
by Ryan McGuire

Doch was können Sie tun, wenn es nicht so einfach ist und sich Ihr Kunde auch nach der ersten Mahnung nicht rührt. Juristisch gesehen, reicht eine Mahnung aus, um einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen. Bevor Sie jedoch diesen Weg gehen, sollten Sie abwägen, ob Sie nicht eine zweite und gegebenenfalls sogar dritte Mahnung abschicken, um Ihren Kunden zur Zahlung zu bringen.

Mahnkosten und Verzugszinsen

Wenn Sie davon ausgehen, dass die Rechnung nach Erhalt der zweiten oder dritten Mahnung beglichen wird und Sie so einen Rechtsstreit umgehen können, sollten Sie eine weitere Mahnung schreiben. Um eine schnelle Zahlung zu erreichen, sollten Sie in der weiteren Mahnung einen strengen Ton nutzen. Weisen Sie im Schreiben ggf. darauf hin, dass Sie bei weiterem Zahlungsverzug nach einer von Ihnen gesetzten Frist Mahnkosten sowie Verzugszinsen zur Rechnungssumme hinzufügen werden.

Die dritte und letzte Mahnung

Sollte nach der zweiten Mahnung immer noch keine Zahlung erfolgen, können Sie eine dritte Mahnung schreiben. Allerdings sollten Sie diesen Schritt nur gehen, wenn Sie wissen, dass Ihr Kunde die Rechnung auch bezahlen kann. Wenn Sie von einer Insolvenz oder sonstigen finanziellen Problemen Ihres Kunden wissen, können Sie sich die Arbeit sparen.

Weisen Sie in dem Schreiben darauf hin, dass Sie die Vertretung durch einen Strafanwalt aufsuchen oder ein gerichtliches Verfahren einleiten werden und anfallende Kosten an den Schuldner übertragen werden. Des Weiteren sollte in dem dritten Schreiben auch eine Frist für die Zahlung gesetzt werden.

Briefübergabe rechtlich absichern

Brief
by Roman Drits (barnimages.com)

Damit Sie rechtlich auf der Sicheren Seite sind und wissen, dass Ihr Kunde Ihre Mahnschreiben auch wirklich erhalten hat, sollten Sie dafür sorgen, dass dieser dem Postbote die Briefübergabe quittiert. Alternativ können Sie auch jemanden beauftragen, die Mahnung persönlich zu übergeben. Diese Person kann dann gegebenenfalls als Zeuge fungieren, falls Ihr Kunde angibt, keine Mahnungen erhalten zu haben.

Wenn Sie sich für ein gerichtliches Mahnverfahren entscheiden, müssen Sie den Antrag an Ihr zuständiges Amtsgericht einreichen. Die Gerichtskosten müssen Sie vorab an die Gerichtskasse zahlen. Im schlechtesten Fall kann Ihr Kunde Widerspruch einlegen und die Angelegenheit führt zu einem Zivilprozess. In diesem Falle sollten Sie sich eine Hilfe bei einem Strafanwalt holen.